KI in der Personalabteilung: Bewerberdaten, Mitarbeiterdaten und klare Grenzen

Welche Regeln gelten für KI im Personalbereich?

• § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO: Beschäftigtendaten dürfen nur verarbeitet werden, soweit es für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Bewerbungsunterlagen, Gehaltsdaten und Beurteilungen sind sensibel; der Weg zu einem speichernden US-Chatbot ist damit regelmäßig versperrt.
• EU AI Act: KI-Systeme für Einstellung und Bewerberauswahl (z. B. automatisiertes CV-Screening oder Ranking) sind als Hochrisiko-Systeme eingestuft – mit Pflichten zu Risikomanagement, Dokumentation und menschlicher Aufsicht. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten. Ein Textassistent, der Entwürfe schreibt und Dokumente zusammenfasst, fällt nicht in diese Kategorie – die Grenze verläuft zwischen assistieren und bewerten.
• Mitbestimmung: Die Einführung von KI-Werkzeugen kann der Mitbestimmung unterliegen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, technische Einrichtungen); Betriebsrat früh einbinden.
• DSGVO-Basics: AVV nach Art. 28, Sicherheit nach Art. 32, Drittlandproblem bei US-Anbietern (Schrems II, CLOUD Act).

Warum sind öffentliche Chatbots im HR riskant?

Eine Bewerbung in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren heißt: Name, Lebenslauf und Gehaltsvorstellung eines Menschen landen gespeichert – und je nach Einstellung als Trainingsmaterial – auf US-Servern, ohne Rechtsgrundlage und ohne dass die betroffene Person davon ahnt. Dasselbe gilt für Abmahnungsentwürfe, Zeugnisse oder BEM-Unterlagen. Und wie überall gilt: Ohne offizielles, konformes Werkzeug entsteht Schatten-KI – Mitarbeiter erledigen es dann über private Konten.

Wofür kann HR KI konkret einsetzen?

1. Stellenanzeigen: aus Anforderungsprofilen ansprechende, konsistente Ausschreibungen entwerfen – inklusive diskriminierungsfreier Formulierungen (AGG-Check bleibt menschliche Aufgabe).
2. Interviewvorbereitung: strukturierte Leitfäden und Fragenkataloge je Rolle – die Bewertung der Antworten bleibt beim Menschen.
3. Arbeitszeugnisse: aus Stichpunkten vollständige Entwürfe in Zeugnissprache; besonders wertvoll mit einem Anbieter, bei dem die Daten nicht gespeichert werden.
4. Policies & Kommunikation: Betriebsvereinbarungs-Entwürfe, Onboarding-Unterlagen, FAQ, interne Ankündigungen, Übersetzungen für internationale Teams.
5. Zusammenfassungen: lange Bewerbungsunterlagen, Feedback-Runden oder Mitarbeiterbefragungen verdichten – als Lese-, nicht als Entscheidungshilfe.

Wo die Grenze liegt: automatisiertes Ranking oder Aussortieren von Bewerbern, Leistungs-Scoring, Emotionsanalyse – Hochrisiko bzw. verboten. Wer KI aufs Schreiben und Zusammenfassen beschränkt, bleibt im sicheren Bereich und erledigt trotzdem 80 % der HR-Textarbeit schneller.

Wie PrivatAI die Anforderungen erfüllt

PrivatAI speichert nichts: Eingaben werden verarbeitet und verworfen – nicht protokolliert, nie für Training verwendet. Bewerber- und Mitarbeiterdaten bleiben in der EU (Anwendung: Deutschland/Hetzner, KI-Verarbeitung: Frankreich/Scaleway), der CLOUD Act greift nicht. AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive dokumentierter technischer und organisatorischer Maßnahmen. Anbindung an HR-Tools über die OpenAI-kompatible API; für den Alltag der Chat. Als reines Assistenzwerkzeug ohne Bewertungs- oder Scoring-Funktionen ist PrivatAI kein Hochrisiko-System im Sinne des AI Act.

PrivatAI (privatai.com) — KI-Chat & API aus Deutschland. Keine Inhalts-Logs, kein Training mit Ihren Daten, DSGVO-konform.

PrivatAI im Vergleich (Standardeinstellungen)