KI in der Steuerkanzlei: vertrauliche Mandantendaten, klare Regeln

Welche Regeln gelten für Steuerberater beim KI-Einsatz?

• § 203 StGB: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gehören zu den Berufsgeheimnisträgern. Die unbefugte Weitergabe von Mandanteninformationen – auch an einen KI-Dienst, der sie speichert – ist strafbewehrt. Die Einschaltung von Dienstleistern ist seit 2017 zulässig, wenn sie erforderlich ist und der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet wird – für Steuerberater verankert in § 62a StBerG (für Wirtschaftsprüfer: § 50a WPO).
• DSGVO: Finanzdaten sind personenbezogene Daten mit erheblichem Schutzbedarf. Erforderlich sind Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28), Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32) und bei US-Anbietern eine Lösung für das Drittlandproblem (Art. 44 ff., Schrems II). Bußgelder reichen nach Art. 83 DSGVO bis 20 Mio. € oder 4 % des Umsatzes.
• Faktische Vertraulichkeit: Jahresabschlüsse, Gehälter, betriebliche Kennzahlen der Mandanten sind Geschäftsgeheimnisse. Ein Anbieter, der Eingaben speichert oder für Training verwendet, schafft einen Datenbestand, der bei einem Vorfall zum Mandantenschaden wird.

Warum sind öffentliche Chatbots für Steuerkanzleien das falsche Werkzeug?

Die Gratis- und Verbraucherversionen großer Chatbots speichern Konversationen und nutzen sie – je nach Einstellung – für das Training; verarbeitet wird überwiegend in den USA, wo der CLOUD Act Behördenzugriff auch auf EU-gespeicherte Daten von US-Anbietern erlaubt. Wer den Jahresabschluss eines Mandanten „mal eben zusammenfassen" lässt, hat ihn damit einem Dritten offenbart, der weder zur Verschwiegenheit verpflichtet ist noch Löschung garantiert. Das Problem ist nicht die KI – es ist der Datenweg.

Wofür lohnt sich KI in der Steuerkanzlei konkret?

1. Mandantenkommunikation: Anschreiben, Erinnerungen zu fehlenden Belegen, Erläuterungen von Bescheiden in verständlicher Sprache – der größte Zeitfresser im Kanzleialltag wird zum Entwurf auf Knopfdruck.
2. Zusammenfassungen: BMF-Schreiben, Gesetzesänderungen, lange Betriebsprüfungsberichte auf die für den Mandanten relevanten Punkte verdichten.
3. Strukturierte Entwürfe: Einspruchsbegründungen, Stellungnahmen, interne Vermerke als Erstfassung – die fachliche Würdigung bleibt beim Berufsträger.
4. Wissensarbeit im Team: Onboarding-Unterlagen, Checklisten für wiederkehrende Prozesse (Fristen, Jahresabschluss-Vorbereitung), FAQ für Mandanten.
5. Übersetzungen für internationale Mandate – ohne dass Zahlenwerke das Haus verlassen.

Wichtig bleibt: Steuerliche Beurteilungen prüft der Mensch. KI liefert Entwürfe und Struktur, keine Rechtsauskunft – und Zahlen aus KI-Antworten sind stets gegen die Quelle zu prüfen.

Wie PrivatAI die Anforderungen erfüllt

PrivatAI speichert nichts: Eingaben und Antworten werden verarbeitet und verworfen – nicht protokolliert, nie für Training verwendet. Einzige Ausnahme: Bei Systemfehlern oder erkanntem Missbrauch kann das Inferenz-Rechenzentrum eine einzelne Anfrage vorübergehend sichern, um die Ursache zu analysieren; das ist vertraglich begrenzt und im AVV (§ 4 Nr. 2) offengelegt. Die Anwendung läuft in Deutschland (Hetzner), die KI-Verarbeitung in Frankreich (Scaleway): Mandantendaten bleiben in der EU, der CLOUD Act greift nicht. Vertraglich abgesichert über den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Berufsgeheimnis-Klausel (§ 203 StGB, § 62a StBerG) und auf Verlangen einer gesonderten Verpflichtung auf das Berufsgeheimnis inklusive Belehrung nach § 203 Abs. 4 StGB. Die OpenAI-kompatible API verbindet PrivatAI mit Kanzleisoftware und internen Tools; der Chat deckt den Alltag ab.

Was welcher Tarif abdeckt. Essential und Professional umfassen die oben beschriebene EU-Verarbeitung und den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Berufsgeheimnis-Klausel – diese Klausel verpflichtet PrivatAI. Nicht enthalten sind in den Standardtarifen die Weitergabe der § 203-Verpflichtung an die gesamte Unterauftragsverarbeiter-Kette, die KI-Inferenz in Deutschland sowie Zusagen zu Beschlagnahmesituationen (§ 97 StPO). Das ist ausschließlich Bestandteil des Enterprise-Setups und wird gesondert vereinbart. Wenn Ihre eigene Risikobewertung verlangt, dass die gesamte Kette verpflichtet ist, ist das ein Enterprise-Thema und nichts, was der 30- oder 60-€-Tarif klärt.

PrivatAI liefert die technischen und vertraglichen Voraussetzungen für einen konformen Einsatz. Ob ein konkreter Einsatz berufsrechtlich zulässig ist, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberaterkammer oder Ihrem Berater – das kann kein Anbieter für Sie zusichern.

PrivatAI (privatai.com) — KI-Chat & API aus Deutschland. Keine Inhalts-Logs*, kein Training mit Ihren Daten, DSGVO-konform.

PrivatAI im Vergleich (Standardeinstellungen)

Alle Angaben zum Regelbetrieb. Die eine, eng begrenzte Ausnahme — die vorübergehende Sicherung einzelner Anfragen bei Systemfehlern oder erkanntem Missbrauch — ist im AVV (§ 4 Nr. 2) vollständig offengelegt.